Çek ve senet, Türkiye'de ticari hayatın hâlâ önemli bir parçası. Ancak portföydeki evrak sayısı arttıkça "Hangi çek ne zaman tahsil edilecek, hangisini tedarikçiye ciro ettim, hangisi karşılıksız çıktı?" sorularını takip etmek zorlaşır. Bu yazıda çek ve senet takibini düzenli yapmanın yollarını anlatıyoruz.
Neden ayrı bir çek / senet takibi gerekir?
Çek aldığınızda müşterinin cari hesabı kapanır ama para henüz kasanıza girmemiştir. Çek, vadesi gelip tahsil edilene kadar portföyünüzde bir alacak olarak durur. Bu dönemde çek:
- portföyde bekleyebilir,
- tahsil için bankaya verilebilir,
- bir tedarikçiye ciro edilebilir,
- karşılıksız çıkabilir ya da iade edilebilir.
Bu durumları not defterinde ya da Excel'de izlemek hata yapmaya çok açıktır. En sık sonuç: vadesi geçmiş bir çeki bankaya vermeyi unutmak ya da ciro edilen çekin hâlâ portföyde sanılması.
Düzenli takip için 4 kural
1. Her evrakı ayrıntılarıyla kaydedin
Çek için: banka, şube, çek numarası, keşideci, vade tarihi ve tutar. Senet için: borçlu, vade ve tutar. Kayıt anında evrakın kimden alındığı (cari) da işlenmelidir.
2. Durumu her değiştiğinde güncelleyin
Portföyde → bankada tahsilde → tahsil edildi; ya da portföyde → ciro edildi. Her değişiklik, hem evrakın durumunu hem de ilgili cari veya kasa hesabını güncellemelidir.
3. Vade takvimine haftalık bakın
Önümüzdeki 7 ve 30 gün içinde vadesi gelecek evrakları listeleyin. Böylece hem tahsilata hem de kendi ödeme çeklerinize hazırlıklı olursunuz.
4. Karşılıksız çıkan evrakı hemen işleyin
Karşılıksız çıkan çek, müşterinin cari hesabına geri borç olarak yansımalıdır. Bunu geciktirmek, ekstrelerde yanlış bakiye görünmesine neden olur.
Programla takip: B2B Muhasebe'de çek / senet portföyü
B2B Muhasebe'de çek ve senetler, kasa ve cari hesaplarla bağlantılı bir portföyde tutulur:
- Alınan ve verilen evraklar tek listede, durumlarına göre filtrelenir.
- Evrak kaydedildiğinde ilgili cari hesap kendiliğinden güncellenir.
- Tahsil, ciro, iade gibi durum değişiklikleri geçmişiyle birlikte saklanır.
- Vade tarihine göre sıralayıp yaklaşan evrakları görebilirsiniz.
Portföyünüzdeki çeklerin toplamını ve vade dağılımını bilmek, özellikle nakit sıkışıklığı dönemlerinde hangi ödemeyi ne zaman yapabileceğinizi planlamanızı sağlar.
Excel'den geçiş
Mevcut çek listeniz Excel'deyse, portföydeki açık evrakları sisteme girmeniz yeterli; kapanmış eski evrakları taşımanız gerekmez. Cari ve stok listelerinizi ise Excel aktarım sihirbazıyla toplu yükleyebilirsiniz.
Özet
Çek ve senet takibinde amaç, her evrakın şu an nerede olduğunu ve ne zaman paraya dönüşeceğini bilmektir. Durum değişikliklerini anında kaydeden ve cari hesapla bağlantılı bir portföy, hem unutulan tahsilatları hem de yanlış bakiyeleri önler.
B2B Muhasebe'yi 14 gün ücretsiz deneyin — çek/senet, cari, kasa ve fatura tek panelde.