Cari hesap, bir işletmenin müşterileri ve tedarikçileriyle olan alacak–borç ilişkisinin kaydıdır. "Kimden ne kadar alacağım var, kime ne kadar borcum var?" sorusunun cevabı cari hesaptadır. Düzenli tutulmayan cari hesap, tahsil edilmeyen alacaklara, yanlış ödemelere ve ay sonunda saatler süren mutabakatlara yol açar.
Bu rehberde cari hesap takibini adım adım, küçük bir işletmenin her gün uygulayabileceği şekilde anlatıyoruz.
Cari hesap takibi neden önemli?
- Nakit akışını görürsünüz. Hangi müşterinin vadesi geçti, bu hafta ne kadar tahsilat bekliyorsunuz, hemen görürsünüz.
- Unutulan alacak kalmaz. Küçük tutarlı ama çok sayıda alacak, toplamda ciddi bir para eder.
- Müşteriyle tartışma azalır. Ekstreyi gönderdiğinizde iki taraf aynı rakamlara bakar.
- Mali müşavirinizin işi kolaylaşır. Eksiksiz kayıt, ay sonu kapanışını hızlandırır.
Adım 1: Cari kartlarını doğru açın
Her müşteri ve tedarikçi için bir cari kart açın. Kartta en az şu bilgiler olmalı:
- Unvan ve kısa bir cari kodu
- Vergi dairesi ve vergi / T.C. kimlik numarası (fatura kesebilmek için)
- Telefon ve e-posta
- Vade günü ve varsa risk limiti
İpucu: Müşteri listeniz Excel'deyse tek tek girmeyin. B2B Muhasebe'nin Excel aktarım sihirbazı listeyi dakikalar içinde içeri alır; yanlış bir aktarımı tek tıkla geri alabilirsiniz.
Adım 2: Her hareketi aynı gün kaydedin
Cari hesabı bozan en büyük alışkanlık "sonra girerim" demektir. Şu hareketlerin her biri cari hesabı etkiler:
- Satış ve alış faturaları
- Nakit, havale veya kredi kartıyla tahsilat ve ödemeler
- Alınan ve verilen çek / senetler
- İade faturaları
Fatura kestiğiniz anda müşterinin borcu, tahsilat yaptığınız anda da alacağınız kendiliğinden güncellenmelidir. Bunu elle iki ayrı yere yazmak (hem fatura defterine hem Excel'e) hata kaynağıdır; tek bir programda kayıt tutmak bu riski ortadan kaldırır.
Adım 3: Vadeleri ve yaşlandırmayı izleyin
Toplam alacağınız 500.000 TL olabilir; ama bunun ne kadarı vadesi geçmiş alacak? Yaşlandırma raporu alacakları 0–30, 31–60, 61–90 ve 90+ gün gibi dilimlere ayırır. Böylece önce hangi müşteriyi aramanız gerektiğini görürsünüz.
Haftada bir yaşlandırma raporuna bakmak, tahsilat sürenizi belirgin biçimde kısaltır.
Adım 4: Düzenli ekstre ve mutabakat
Ay sonunda ya da müşteri istediğinde cari ekstre gönderin. Ekstrede dönem başı bakiye, dönem içindeki tüm hareketler ve dönem sonu bakiye yer alır. Yıl sonunda ise mutabakat mektubu ile bakiyeyi karşı tarafa onaylatın.
B2B Muhasebe'de cari kartından dönem ekstresini tek tıkla PDF olarak alıp müşterinize gönderebilirsiniz.
Adım 5: Bayilerinize bakiyelerini kendileri görsün
Bayi ya da düzenli müşterilerle çalışıyorsanız, "Bakiyem ne kadar?" telefonları zaman alır. B2B Muhasebe'nin bayi portalında bayileriniz kendi ekstrelerini, faturalarını ve ödemelerini görür; havale bildirimlerini de portaldan yapar.
Sık yapılan hatalar
- Aynı müşteriye iki kart açmak. Bakiyeler bölünür, ekstre yanlış çıkar. Cari aramasında vergi numarasını kullanın.
- Tahsilatı faturayla eşleştirmemek. Hangi faturanın ödendiği belirsiz kalır.
- Çekleri cari hesaba işlememek. Çek tahsil edilene kadar ayrı izlenmeli ama cari hareket olarak da görünmelidir.
- Yedek almamak. Excel dosyası bozulduğunda tüm geçmiş kaybolabilir. Bulut tabanlı bir programda veriler her gün otomatik yedeklenir.
Özet
Cari hesap takibi karmaşık değildir; önemli olan her hareketi aynı gün, tek bir yerde kaydetmek ve vadeleri düzenli izlemektir. Bunu Excel'le yapmak mümkün ama zahmetlidir.
B2B Muhasebe'yi 14 gün ücretsiz deneyin — cari, stok, fatura, kasa ve çek/senet tek panelde; kredi kartı gerekmez.